– Mjukvaruroboten har öppnat våra ögon för digitalisering, men även inom fakturahantering. Vi sparar mycket tid och avräkningen har blivit mer korrekt – därtill har roboten även en psykologisk aspekt, säger Ivonne Søgaard Bodin, speditionschef på H.P. Therkelsen A/S.
Läs mer– Vi började med att implementera robotfakturering för ett år sedan, med en mjukvarurobot som automatiserar faktureringsprocessen. Det är sannerligen ett spännande projekt som helt klart förbättrar driften, berättar Ivonne Søgaard Bodin som är speditionschef på transportföretaget H.P. Therkelsen och som ansvarar för projektet. Hon tillägger:
– Roboten är anpassad för just vårt företag. Det har Anders Nielsen från EG ASPECT4 Transport säkerställt med bravur. Dessutom har vi själva skräddarsytt lösningen i förhållande till våra BI-verktyg och instrumentpaneler.
Vi har helt klart blivit mer konstruktiva. Tidigare sköt vi vitt och brettIvonne Søgaard Bodin, speditionschef, H.P. Therkelsen A/S
– Idag har vi en framgångsprocent på 85 procent för de kunder som är kopplade till den automatiserade faktureringen. Vi har minimerat fel och avräkningarna har blivit mer korrekta, eftersom man undviker en massa manuellt inmatningsarbete. Den tid vi frigör kan vi dessutom lägga på andra viktiga uppgifter.
Danska H.P. Therkelsen A/S har omkring 300 anställda och huvudkontor i Padborg. Transport- och logistikföretaget har funnits sedan 1918, och enligt speditionschef Ivonne Søgaard Bodin är digitalisering och kompetenta medarbetare idag avgörande för företagets effektiva drift.
– Vi har många stora kunder, men levererar till allt från den lilla butiken till detaljhandelskedjor. Bland annat levererar vi till stora lager runt om i Europa, berättar Ivonne Søgaard Bodin.
– Våra medarbetare kan enkelt följa upp det som roboten inte riktigt klarar av, och det är något helt annat än tidigare, säger Ivonne Søgaard Bodin.
Konkret kan man med robotfakturering automatisera och styra processen. Mjukvaruroboten är ett program som automatiserar de arbetsuppgifter som man vanligtvis lägger tid på när man skapar och skickar fakturor.
Man kan "kund för kund" välja vilka kunder som ska läggas till i roboten, och därefter kvarstår endast en mindre kontrollåtgärd.
– Roboten har gett oss ett allsidigt tankesätt och öppnat våra ögon för vad digitalisering kan göra. Det börjar redan när våra Key Account Managers lämnar ett anbud i början av processen, berättar speditionschefen. Vi frågar oss hela tiden: Hur kan vi bli bättre? Det här projektet bidrar till att synliggöra hur digitalisering optimerar verksamheten, både i vardagen och i driften.
– Vi är helt klart mer konstruktiva idag med robotfaktureringen. Tidigare sköt vi vitt och brett och hade inte samma koll på processen.
Var uthållig! Håll koll på utvecklingen och skapa en tydlig strategiIvonne Søgaard Bodin, speditionschef, H.P. Therkelsen A/S
– Ha tålamod, var uthållig och få saker utförda. Lägg upp en tydlig strategi från början och inte minst: Håll koll på utvecklingen och fortsätt göra uppföljningar.
– Speditionschefens goda råd till andra är att komma ihåg att avsätta tid i kalendern till de medarbetare som ska arbeta med roboten.
Som projektledare för implementeringen av robotfakturering i företaget har Ivonne Søgaard Bodin redan fått erfarenheter som hon gärna delar med sig av.
– Börja med att implementera det enkla. Och var realistisk. Vi kan till exempel inte fakturera 100 procent med roboten. Det vore inte realistiskt. Så utvärdera hela tiden: Vad ska vara digitalt och vad behöver göras manuellt. Det kommer fortfarande kvarstå manuellt arbete, men det kan vara så att vi kan förenkla det hela.
– Det ska vara meningsfullt. Vi lägger över allt som går till roboten, för ju fler kunder med roboten desto bättre.
– Vi växer i företaget och för oss är mjukvaruroboten ett naturligt steg på digitaliseringsresan och samtidigt ett fortlöpande och mycket givande projekt. Dessutom är det viktigt med korrekt fakturering: I slutändan ger det helt klart bättre service till kunderna, säger Ivonne Søgaard Bodin, speditionschef på H.P. Therkelsen A/S.
På speditionsföretaget H.P. Therkelsen A/S är digitalisering en del av företagets verksamhet och tillväxt, och där vill man optimera verksamheten ännu mer med mjukvara som automatiserar, bland annat inom fakturahantering.
En mjukvarurobot från ASPECT4 Transport automatiserar och styr processen med företagets fakturering.
Roboten automatiserar de arbetsuppgifter som medarbetarna vanligtvis lägger tid på manuellt när de skapar och skickar fakturor.
Med ASPECT4:s mjukvarurobot för fakturahantering har H.P. Therkelsen A/S effektiviserat faktureringsarbetet, minimerat felfrekvensen och blivit mer korrekta i avräkningarna, vilket ger bättre kundservice. Roboten innebär mindre manuellt inmatningsarbete och färre kontrollåtgärder, och frigör därmed tid för medarbetarna till andra viktiga uppgifter.
Transport- och logistikföretaget H.P. Therkelsen A/S har specialiserat sig på landsvägstransport inom kyl och frys och kör internationellt. 90 procent av alla import- och exporttransporter passerar genom speditionsföretagets terminalcenter i Padborg. Företaget har funnits sedan 1918, sysselsätter omkring 300 anställda och har huvudkontor i Padborg.
Vill du veta mer om EG Transport, våra produkter och tjänster? Kontakta vårt team av experter och berätta om din verksamhets behov och hur vi kan hjälpa dig.
Director, Transport & Logistics
Søren Grodt-Andersen
Tlf: +45 7220 7908
Email: sotgr@eg.dk
