Hur man undviker no-shows på kliniken
No-shows är när patienter inte dyker upp för planerade behandlingar eller avbokar i sista minuten. Detta kan vara frustrerande och kostsamt för behandlaren, som förlorar inkomster och möjligheten att behandla andra patienter. No-shows kan också påverka patientens behandlingsförlopp och resultat negativt.
Lyckligtvis finns det några åtgärder som behandlaren kan vidta för att minska risken för no-shows och hantera dem bättre när de inträffar. Här är några tips:
Skicka påminnelser Ett enkelt sätt att påminna patienterna om deras tider är att skicka dem ett SMS eller e-post några dagar före eller 24 timmar före behandlingen. Detta kan hjälpa dem att komma ihåg tiden och ge dem möjlighet att avboka i god tid om de inte kan komma. I en påminnelse kan du till exempel inkludera ett samtyckesformulär som patienten måste fylla i före behandlingen. Genom att patienten fyller i formuläret vet du att de har fått påminnelsen.
Var flexibel
Ibland kan det finnas oförutsedda händelser som gör att patienterna inte kan dyka upp till tiden; sjukdom, trafik eller familjeåtaganden. I sådana fall kan det vara användbart att visa förståelse och erbjuda patienten att ändra eller flytta tiden till en annan tidpunkt som passar bättre. Detta kan bidra till att bevara en god relation mellan behandlare och patient, och öka chansen för att patienten kommer tillbaka.
Ha en tydlig avbokningspolicy
Det är viktigt att ha en tydlig och konsekvent policy för hur man hanterar no-shows och avbokningar. Policyn bör informera patienterna om hur lång tid i förväg de måste avboka tiden för att undvika avgift, hur mycket avgiften är och hur de kan betala den. Policyn bör också förklara vad som händer om patienten inte dyker upp till flera tider i rad eller har ett högt antal no-shows. Policyn bör kommuniceras tydligt till patienterna vid första kontakten, vid varje tidsbeställning och upprepas vid varje påminnelse. Ha policyn synlig på både hemsidan och bokningssidan till kliniken. Dessutom bör du ge patienten möjlighet att avboka själv via bokningssidan inom en viss tid. Du bestämmer själv denna tid – oavsett om det är 10, 24 eller 48 timmar.
Följ upp
Om en patient inte dyker upp till en tid utan att meddela bör behandlaren kontakta patienten så snart som möjligt för att ta reda ut vad som har hänt och om allt är okej. Behandlaren bör också utnyttja tillfället till att påminna patienten om policyn för no-shows och avgifter, samt erbjuda en ny tid om det är önskvärt. Det kan också vara bra att fråga patienten om det finns något som hindrar dem från att komma till tiderna, som praktiska problem, motivation, ångest eller missnöje med behandlingen, och försöka hitta lösningar tillsammans med patienten.
Om du måste skicka en faktura till patienten kan detta göras lätt från EG Hano-systemet. Efter en missad tid kan systemet generera en faktura med önskat belopp som sedan skickas till patientens e-postadress.
No-shows
No-shows är en utmaning för många behandlare, men det är möjligt att minska dem och hantera dem bättre med några enkla åtgärder. Genom att skicka påminnelser, vara flexibel, ha en tydlig policy och följa upp patienterna kan man öka närvaron, förbättra behandlingskvaliteten och stärka relationen mellan behandlare och patient. Det är värt att försöka!
Kontakta EG Hano
Vill du prata med oss?
Öppen
Skicka oss ett e-mail
Behöver du support?
Kontakta EG Hano support
+47 66776673
hano_support@eg.se