Kundreferens

Løvbjerg Supermarked

Løvbjerg Supermarked låter ingen tid gå förlorad.

Løvbjerg Supermarked, Staff

Løvbjerg Supermarked låter ingen tid gå förlorad.

Vi tvekade aldrig i valet av Staff eftersom vi fick svar på alla våra frågor. Johnny Rosenlund, it-chef, Løvbjerg Supermarked

Bemanningsplanering och att sedan godkänna alla medarbetares tidrapporter är ofta ett omfattande arbete för butikschefen. Men inte i Løvbjerg Supermarkeds 15 butiker där de manuella processerna nu har ersatts av det intelligenta programmet Staff.

Løvbjerg Supermarked har använt EG Retail (tidigare IT Gruppen) som it-leverantör i över åtta år. Det nära samarbetet har inneburit att Løvbjerg Supermarkeds butikslösning har vidareutvecklats så att man i dag har modern it från kassalinjen till kedjans huvudkontor.

Tidskrävande processer
Løvbjergs administration i Horsens har fullt fokus på att optimera företagets processer. Tidigare lade kedjans butikschefer många timmar på tidsregistrering och bemanningsplanering, vilket inte var särskilt ändamålsenligt.

Handskrivna tidrapporter och hemgjorda Excelark var inget ovanligt i våra butiker. Därför beslutade vi att optimera de dagliga rutinerna för tidsregistrering och bemanningsplanering. Vi bjöd in 3-4 leverantörer till Horsens och lät dem presentera sina produkter. EG Retail presenterade Staff, och vi tvekade aldrig över produktvalet eftersom vi fick svar på alla våra frågor”, säger it-chef Johnny Rosenlund, Løvbjerg Supermarked.

Fördelar med Staff
Det centrala i Staff är medarbetaruppgifter och butikens bemanningsscheman. Alla medarbetare läggs in i Staff och uppgifterna uppdateras löpande. Det går också att ta hänsyn till medarbetarnas semesterönskemål, fasta lediga dagar, önskade lediga dagar och kompledighet.

När vi får en ny medarbetare skapar vi en profil i Staff och skriver ut anställningskontraktet där. Processen avslutas med att medarbetarens personuppgifter skickas elektroniskt till kedjans HR-system”, säger Johnny Rosenlund.

Jag sparar mycket tid varje dag. Förr i tiden tog det mig minst en halv dag att godkänna tidrapporterna inför löneutbetalningarna. Nu lägger jag bara 2-3 minuter om dagen på att kontrollera föregående dags bemanning", berättar butikschef Søren Christensen på Løvbjerg i Viborg.

Relevanta kurser med egna data
Alla Løvbjergs butikschefer fick en kurs i Staff innan systemet togs i bruk. Kurserna hölls i Løvbjergs egen kurslokal i Viborg och byggde på verkliga data från de enskilda butikerna. Före kursen hade deltagarna förberett sig genom att ta med sina bemanningsscheman och medarbetarnas önskemål om framtida arbetstider.

Det var en jättestor fördel att få jobba med egna data på kursen. Det gjorde att kursen kändes väldigt relevant och blev enklare att förhålla sig till. När vi lämnade kurslokalen hade vi aktuella scheman med oss som vi kunde ta i bruk hemma i butiken direkt”, fortsätter Søren Christensen.

Rätt löner varje gång
I butikernas personalrum finns en dator med pekskärm där medarbetarna registrerar sina tider. När de är redo på morgonen loggar de in i Staff, under dagen registrerar de sina raster och när de går hem vid dagens slut loggar de ut. På så sätt håller Staff alltid reda på arbetstiderna.

Förr ägnade jag mycket tid åt att kontrollera om de timmar som registrerats stämde. Mina medarbetare kunde göra misstag, men det kunde jag också. I Staff är tiderna alltid korrekta och det skapar lugn och trygghet för oss alla. Medarbetarna ser inte Staff som övervakning och kontroll, utan bara som en hjälp att få rätt lön”, säger Søren Christensen, och avslutar:

Jag ägnar ett par minuter varje dag åt att kontrollera mina data i Staff, och med bara några musklick för jag över uppgifterna från Staff till vårt lönesystem.”