Kundreferens

Meny

Ordning på timmarna hos Meny.

Meny

I Staff är tiderna alltid korrekta och det skapar lugn och trygghet för oss alla. Karin Duvander, redovisningschef, Meny, Måløv

Bemanningsplanering och att sedan godkänna alla medarbetares tidrapporter är ofta ett omfattande arbete för butikschefen. Men inte hos A/S Jørgen Andersen i Måløv där de manuella processerna nu har ersatts av det intelligenta programmet Staff.

EG Retail har implementerat Staff bemanningsplanering hos A/S Jørgen Andersen i Måløv. Företaget driver två snabbköp som ingår i kedjan Meny och två XL-BYG-varuhus norr om Köpenhamn. De fyra butikerna har använt Staff i mer än ett år, och både den gemensamma administrationen och cheferna för de olika avdelningarna har fått mycket bättre överblick över bemanningsplanering och lönekostnader.

Stora tidsbesparingar och färre felkällor
Företaget har fullt fokus på att optimera processerna i de fyra butikerna. Tidigare lade de 20 avdelningscheferna många timmar på tidsregistrering, kontroll och bemanningsplanering, vilket inte var särskilt ändamålsenligt.

Handskrivna tidrapporter och hemgjorda Excelark var inget ovanligt i våra butiker tidigare. När löneutbetalningarna närmade sig tog det mig minst en halv dag att godkänna tidrapporterna och lägga in dem i löneprogrammet. Nu sparar jag väldigt mycket tid eftersom jag bara lägger 2–3 minuter om dagen på att kontrollera föregående dags start- och sluttider”, säger redovisningschef Karin Duvander.

Data överförs med bara ett par klick
Det centrala i Staff är medarbetardata och butikens bemanningsscheman. Alla medarbetare läggs in i Staff och uppgifterna uppdateras löpande. Det går också att ta hänsyn till medarbetarnas semesterönskemål, fasta lediga dagar, önskade lediga dagar och kompledighet.

Den gemensamma administrationen i Måløv hanterar alla löneutbetalningar till de mer än 200 medarbetarna i alla butiker. Nu är det enkelt och effektivt att konvertera registrerade scheman, tider och OB-tillägg från Staff till lönesystemet.

I Staff kan vi se när avdelningscheferna har godkänt sina medarbetares lönetimmar. Med ett par musklick vidarebehandlar vi uppgifterna och kort därefter är alla medarbetares löner klara. Det är väldigt enkelt och vi slipper sitta och knappa in redan kända uppgifter i systemet”, berättar Karin Duvander

Rätt löner varje gång
I butikernas personalrum finns datorer med pekskärm där medarbetarna registrerar sina tider. När de kommer på morgonen loggar de in i Staff, under dagen registrerar de sina fika- och lunchraster och när de går hem vid dagens slut loggar de ut. På så sätt håller Staff alltid reda på arbetstiderna.

Förr ägnade jag mycket tid åt att kontrollera om de timmar som registrerats stämde. Våra medarbetare kunde göra misstag, men det kunde jag också. I Staff är tiderna alltid korrekta och det skapar lugn och trygghet för oss alla. Medarbetarna ser inte Staff som övervakning och kontroll, utan bara som en hjälp att få rätt lön”, fortsätter Karin Duvander.

Sms-funktion och registrering med fingeravtryck
Staff från EG Retail används för bemanningsplanering och tidsregistrering av mer än 16 000 anställda och är därmed Danmarks ledande lösning på området. EG Retail utvecklar kontinuerligt lösningen i nära samarbete med kunderna, och fler och fler funktioner tillkommer.

Många företag använder precis som A/S Jørgen Andersen pekskärmar för tidsregistreringen, men nu går det också att registrera när man kommer och går med en ny inloggningsfunktion. Funktionen består bland annat av en fingeravtrycksläsare, vilket ger en hundraprocentigt korrekt inläsning utan frågetecken kring tiderna.

En annan nyutvecklad funktion i Staff gör det möjligt att skicka sms till enskilda medarbetare eller en viss grupp medarbetare. Det har man nytta av om det till exempel akut saknas bemanning. Funktionen kan också användas till fasta påminnelser, t.ex. för att påminna unga timanställda dagen innan de ska jobba. Eftersom de anställda kan svara på sms:et direkt ger lösningen korta svarstider.