Kundreferens

XL-BYG

XL-BYG har ordning på systemet med Microsoft Dynamics AX.

XL-BYG – Dynamics AX

Alla företag bestämmer själva vilket it-system de vill använda. Så det är en enorm fördel att få en gemensam mittpunkt med AX. Peter Clausen, it-chef, XL-BYG

XL-BYGs medlemmar har en hög grad av självständighet och kan också välja sina it-lösningar fritt.

Alla företagen bestämmer själva vilket it-system de vill använda. Så det är en enorm fördel att få en gemensam mittpunkt med Axapta”, säger it-chef Peter Clausen på XL-BYG.

Affärssystemets logik på extranätet
Via de inbyggda internetverktygen i Dynamics AX har it-konsulten EG utvecklat ett extranät som låter medarbetarna på de olika byggvaruhusen arbeta direkt i XL-BYGs AX-system via webben.

Praktiskt taget alla XL-BYGs affärsprocesser har lagts in i AX-systemet. Informationen om leverantörer, omsättning, avtal, varor, kampanjer och priser är tillgänglig på internet. Det gör att vi kan utnyttja fördelen med att vi har samma affärslogik internt hos XL-BYG och hos medlemmarna”, förklarar Karl Ib Roed Sørensen från EG.

Medlemsföretagens ekonomiavdelningar kan själva skriva ut fakturor från webben eller överföra dem till sitt eget ekonomisystem. Även om butikerna använder sju–åtta andra olika ekonomisystem skickas uppgifterna digitalt från det gemensamma AX-systemet så att behovet av att lägga in information manuellt minimeras.

Cheferna för butikernas olika avdelningar kan själva hämta uppgifter om sortimentet och produkt- och prisinformation, och inte minst beställa varor. Marknadsföringsavdelningen kan hämta information om erbjudanden och kampanjer och direkt sätta ihop skräddarsydda reklambroschyrer med varufakta och aktuella priser.

Cheferna kan gå in direkt och följa omsättningen eller se de senaste leverantörsavtalen. Tidigare ringde de ofta för att kolla om de hade den senaste versionen, men det gör de inte längre”, berättar Peter Clausen.

Dynamics AX är det centrala nervsystemet i XL-BYG
It-chefen på XL-BYG berättar att inköpsorganisationen tidigare skickade ”lådvis med utskrifter” till butikerna med posten varje månad med uppgift om månadens inköp och hur mycket som fattades till nästa bonussteg. Alla butiker får nämligen en bonus som beräknas utifrån inköpens storlek.

Nu kan de själva gå in och ta fram helt aktuella siffror när som helst och eventuellt komplettera så att de når upp till bonusgränsen om de vill. Förbrukningen av fönsterkuvert har minskat dramatiskt de senaste åren och medlemmarna har alltid tillgång till exakta uppgifter”, förklarar Peter Clausen, it-chef på XL-BYG.

I praktiken beställer butikerna själva varor direkt från leverantörerna enligt XL-BYGs avtal. Men fakturor och betalningar går alltid via XL-BYG och inköpsorganisationens AX-lösning. Det betyder att XL-BYG genomfakturerar från leverantörerna och ut till butikerna, och att leverantören får betalt direkt av XL-BYG.

”Men när vi har kampanjerbjudanden kräver leverantörerna att XL-BYG samlar beställningarna från alla butikerna, och då beställer medlemmarna direkt i AX-systemet”, förklarar Peter Clausen och understryker därmed att den webbaserade AX-lösningen alltid är det helt centrala elementet i det dagliga arbetet på XL-BYG.

Affärssystemet Dynamics AX är fundamentet
Den omfattande webblösningen har utvecklats löpande under de senaste två åren i samarbete mellan XL-BYG och EG. Systemet är också i drift hos flera andra detaljhandelskedjor, men det finns fortfarande många funktioner på önskelistan.

”Den avgörande skillnaden är att vi kan göra allt fler funktioner tillgängliga för medlemmarna. Nu kan de till exempel själva hålla kontaktpersoner i butikerna uppdaterade så att vi alltid vet att det är rätt namn och telefonnummer till de som ansvarar för olika delar av sortimentet", förklarar Peter Clausen.

Trots att uppgiften varit omfattande har EG inte använt någon annan teknik än de inbyggda utvecklingsverktygen i AX när man tagit fram lösningen för hela XL-BYG-kedjan.

”Tekniken har inte ställt till några problem, men vi blev tvungna att bygga ut standardsystemet med lösningar på många av branschens särskilda behov utan att göra ändringar i själva Dynamics AX. Vi vill ju att XL-BYG automatiskt ska kunna dra fördel av framtida utbyggnader från Microsoft. Men det är ingen enkel uppgift att få 400 olika leverantörer att hänga ihop med över 240 butiker med var sitt ekonomisystem”, avslutar Karl Ib Roed Sørensen från EG