9 tips för att komma igång med flexibelt arbete

Flexibla arbetsmiljöer bygger ofta på riktlinjer som HR har utarbetat. Anställda avtalar gärna om flexibelt arbete i förväg med sina chefer, ofta baserat på de riktlinjer som HR tagit fram.

Här får du en lista med 9 tips att tänka på innan du sätter igång.

Innan man väljer en flexibel arbetsordning där man kan välja var man vill arbeta, kan man med fördel ta en titt på den här listan:

1. Utarbeta en strategi och en policy för flexibelt arbete. Definiera vad flexibelt arbete innebär – och vad det inte innebär. Målet med strategin bör vara tydligt för alla. Spelreglerna bör också vara klara. Definiera vem som kan dra nytta av flexibla lösningar, vilka arbetsformer som kan erbjudas och vilka procedurer och strukturer som behöver vara på plats för att kunna använda dessa.

2. Kartlägg i vilken utsträckning olika anställda och team är redo att arbeta flexibelt. Flexibla lösningar passar inte alla. Det finns många skäl till varför flexibelt arbete kanske inte alltid är en bra lösning, och att vissa medarbetare faktiskt behöver vara på kontoret. Det kan handla om arbete med känslig information, att man är nyanställd på prov eller har svårt att organisera sitt eget arbete. Bedöm om den enskilda medarbetaren har de egenskaper och arbetsvanor som krävs för att kunna arbeta flexibelt. Det är också viktigt att bedöma om teamet som helhet fungerar när medarbetaren börjar arbeta flexibelt. Flexibla arbetslösningar ska inte delas ut ogenomtänkt, bara för att det ska vara lika för alla.

3. Genomför en provperiod. Innan beslut fattas, klargör hur systemet fungerar och tanken bakom det. Gå gärna fram stegvis och införa en lösning i taget. Begränsa gärna provperioden i tid eller vilka avdelningar som omfattas.

4. Säkerställ att relevanta tekniska lösningar finns på plats och att alla säkerhetsaspekter är uppfyllda. För att flexibelt arbete ska fungera är det avgörande att arbetsverktyg och uppkopplingar fungerar samt att arbetsmiljön är tillfredsställande och uppfyller krav på både cybersäkerhet och produktivitet.

5. Ge anställda tillgång till flexibla kontorslösningar. Olika former av delade kontorslösningar, som kontorshubbar, satellitkontor, workspace-as-a-service och olika coworking-erbjudanden kan alla ge alternativa, professionella arbetsplatser närmare där medarbetarna bor. Till ett rimligt pris får man ofta även tillgång till en rad andra tjänster utan att behöva göra större åtaganden. Regelbunden exponering för andra nätverk utanför det egna företaget kan även leda till nya idéer, kontakter och affärsmöjligheter.

6. Skapa överenskommelser inom teamet och se till att bra kommunikationskanaler är på plats. Se till att alla anställda förstår de nya reglerna. Man bör veta när och hur man kontaktar kollegor och vilka kanaler man använder. Se till att både chefer och medarbetare som arbetar självständigt prioriterar att hålla daglig kontakt med sina kollegor.

7. Utbilda chefer i att coacha och leda medarbetare som arbetar flexibelt. Mellanchefer är ofta rädda för att tappa kontrollen när de inte har fysisk tillgång till sina medarbetare. Hjälp dem att förändra sitt ledarskap till att mer handla om coaching, ställa uppföljande frågor och vara tillgängliga i olika kanaler, såsom telefon, e-post, chatt osv. Se också till att de planerar regelbundna teammöten, telefonmöten eller fysiska möten, så att ingen känner sig utanför.

8. Etablera KPI:er för måluppfyllelse. När man övergår till att leda utifrån mål och resultat är det bra att formulera sätt att följa produktiviteten, både för den enskilda medarbetaren och för teamen som helhet. Se till att de nya målen, förväntningarna, arbetsbeskrivningarna och ansvarsområdena är välkända för alla.

9. Mät arealanvändning och användarmönster på arbetsplatsen. Se till att kontorslokalerna är funktionella, relevanta och attraktiva för medarbetarna, så att de söker sig tillbaka till arbetsplatsen för viktiga möten mellan människor. Se till att kontorslokalerna kan rymma alla nödvändiga arbetsaktiviteter på ett kostnadseffektivt sätt.

Till sist, med risk för att upprepa mig, vill jag poängtera att flexibelt arbete har störst påverkan på trivsel, välmående och produktivitet. Det är viktigt att skapa strategier för detta om man vill undvika hög personalomsättning, ha nöjda medarbetare och lyckas som företag. Om målet är nöjdare, mer produktiva och friskare medarbetare, bör man överväga att satsa på en lösning för flexibelt arbete som passar företagets behov. Kanske kan ni också spara pengar genom minskade fastighetskostnader!