Sparekassen Faaborg

Processoptimering inom ett enda område har gett potential att frigöra 3300 timmar om året. Rasmus Lundgreen, områdesdirektör, Sparekassen Faaborg

På Sparekassen Faaborg har en handfull medarbetare nyligen utbildats i att optimera processer så att de kan frigöra tid för kunderna. Det är EG som har stått för den utbildning som gjort att 3 300 timmar kan frigöras bara inom ett utvalt affärsområde.  Med utbildningen i bagaget ska medarbetarna nu själva ta sig an övriga verksamhetsområden.

De flesta större företag slösar varje år bort tusentals timmar på ineffektiva rutiner och omständliga processer. På Sparekassen Faaborg hade områdesdirektör Rasmus Lundgreen och hans kollegor känslan att det också i deras verksamhet fanns tid som skulle kunna användas bättre. Därför började de se över bankens processer.

”Vi insåg ganska snabbt att det var svårt för oss att själva ringa in de processer där det fanns mest att vinna på en förändring. Därför ville vi gärna ta in några externa experter för att få bästa möjliga resultat så snart som möjligt. Samtidigt ville vi gärna undvika att lägga ut hela uppgiften, eftersom vi dels ville behålla ägarskapet, dels för att vi ville hålla kostnaderna nere", säger Rasmus Lundgreen, områdesdirektör på Sparekassen Faaborg.

”Lösningen blev att låta EG utbilda våra medarbetare i processoptimering och det gav ett bra resultat. Vi fick ett skräddarsytt program som stärkte medarbetarnas kompetens, något vi kommer att ha nytta av också efter det att den här inledande uppgiften har lösts. Genom att medarbetarna blir direkt involverade i arbetet blir det också enklare att få stöd när processerna behöver ändras.”

Ett starkt koncept
Utbildningen leddes av EG, som höll fyra halvdagars metodutbildning för Rasmus Lundgreen och en handfull av hans kollegor. Undervisningen tog utgångspunkt i ett utvalt verksamhetsområde – omläggning av bostadslån – som i likhet med många av bankens övriga produkter präglas av tungrodda processer och delegering av uppgifter mellan centrala produktionsenheter och rådgivare på de enskilda avdelningarna.

”Efter första dagen var många helt överväldigade, för det är ett omfattande jobb att kartlägga alla delarna i en process. Men alla fick snabbt grepp om vad det gick ut på och tog undervisningen till sig, för det är ett starkt koncept där inget lämnas åt slumpen. Vi fick en metod för att kartlägga hur processerna ser ut idag, hur de olika delarna används, hur de stöds av it-systemen och sist men inte minst hur man kan ange best practice”, säger Rasmus Lundgreen.

Processoptimering frigör timmar
Undervisningen började med kartläggning av sex delprocesser inom omläggning av bostadslån. EG och Sparekassen Faaborg körde den första delprocessen gemensamt, medan Sparekassen Faaborg ledde de övriga fem delprocesserna på egen hand, men med kvalitetssäkring från EG.

”Genom processoptimering inom ett enda område har vi skapat potential för att frigöra 3300 timmar om året som i stället kan ägnas åt kunderna. Det betyder mycket eftersom vi hela tiden vill optimera vår tidsanvändning och frigöra resurser så att vi kan ge våra kunder bästa tänkbara service”, säger Rasmus Lundgreen.

Han har tillsammans med sina kollegor och en affärskonsult från bankens it-leverantör delat in de 3300 timmarna i tre faser efter hur lätta de är att frigöra. Första fasen håller Sparekassen Faaborg redan på att implementera och den frigör 570 timmar om året. I den andra fasen frigörs 770 timmar om året. Den tredje och sista fasen, som kan frigöra 1220 timmar, kräver ändringar av it-systemen och kan därför genomföras först på lite längre sikt. Men långsiktiga planer är inget problem så länge de är väl förankrade och ingår i en överordnad målsättning om att optimera den dagliga driften.

”EG förstår vikten av att organisation, processer och it hänger ihop. Deras helhetsfokus var avgörande när vi valde dem som leverantör. Tack vare dem har vi kunnat genomföra flera förändringar där hänsyn tagits till alla aspekter. De såg till exempel till att göra vår it-leverantör delaktig i processen så att vi vet att de lösningar vi tänkt oss också är praktiskt genomförbara", säger Rasmus Lundgreen.