Jens Schultz

Jens Schultz A/S grundades 1969 och har utvecklats till Sydfyns största leverantör av trävaror och byggmaterial, verktyg, beslag, arbetskläder och allt till hus och trädgård. Företaget omsätter 200 miljoner danska kronor och har 85 medarbetare fördelade på tre avdelningar. Thomas Skovlund Madsen, direktör

När Jens Schultz A/S inledde sitt optimeringsprojekt var det för att den administrativa bördan hade blivit för tung. I dag arbetar företaget enligt mottot ”smarter, not harder” och har gjort besparingar i miljonklassen.

Thomas Skovlund Madsen insåg att man behövde optimera företagets sätt att bedriva verksamheten. Han var – och är fortfarande – övertygad om att intelligent it-användning är vägen framåt. Samtidigt stod det också klart för honom att det uppstått ett glapp mellan företagets branschsystem och dess affärsmässiga behov. Det behövdes justeras.

Fokus på affärer framför teknik
Önskemålet var att hitta en affärsorienterad modell i stället för att bara fokusera på it. Mot bakgrund av tidigare erfarenheter tog man hjälp av EG Management Consulting (EG MC) som fick i uppdrag att leda och genomföra en helhetsorienterad process med avstamp i en affärsorienterad uppgraderingsanalys.

Effektiviseringen skulle bland annat ge ett bättre utnyttjande av företagets resurser och optimerade arbetssätt samt ett bättre utnyttjande av ASPECT4. Därför kopplades affärsanalysen till en uppgradering av ASEPCT4 till version 3.1.

Förväntade vinster har blivit verklighet
Med fokus på realiserbar ekonomisk effekt definierades 13 projekt som skulle ge en samlad besparingspotential på 4,5 miljoner danska kronor under en 18-månadersperiod. Att medarbetarna systematiskt gjordes delaktiga gav samtidigt en affärsmässig förståelse för vad varje persons arbetsinsats betyder för nästa led i kedjan.

Vi hade ett tydligt effektiviseringsbehov inom vissa fokusområden som offert- och orderhantering, inköpsplanering, lagerprocesser och fakturakontroll. Thomas Skovlund Madsen, direktör

”De tydligt beskrivna målen och specifika projekten liksom medarbetarnas stora engagemang har varit helt avgörande för att vi i dag kan bocka av flera av de förväntade vinsterna. Exempelvis har vi minskat våra lagerbindningar med tio procent, vilket gett en kapitalbindningsminskning på över 4 miljoner kronor”, berättar Thomas Skovlund Madsen.

Färre utestående fordringar och snabbare lageromsättning
Redan ett år efter det att företagets processer anpassats och ASPECT4 justerats och uppgraderats gick det att se effekterna, både på resultatraden och i den dagliga driften.

Vi gör helt enkelt saker och ting på ett smartare sätt i dag. Det betyder t.ex. att varorna ligger kortare tid på lagret och att betalningen kommer in på vårt konto snabbare. Thomas Skovlund Madsen, direktör

Att man inte längre behöver slösa tid på att leta efter varorna på lagret och att alla kundfordringar snabbt följs upp är ett resultat av den systematiska genomgången av företagets processer. När det perfekta flödet väl hade identifierats anpassades processerna och ekonomisystemet så att de i dag stödjer just det flöde som är mest fördelaktigt.

Kvalitativa vinster
Även om det alltid är extra intressant med vinster som syns på resultatraden ska man inte underskatta värdet av de kvalitativa vinster som också stått i fokus under optimeringen av företagets processer. Medarbetarnas arbetsdag har blivit enklare och nivån på kundservicen har stigit markant. Den samordnade sökningen gör till exempel att det går fortare att expediera varje kund eftersom datahämtningen är snabbare. Det går även att genomföra och avsluta expedieringen ute på plats, vilket ger en snabbare och mer sammanhängande köpupplevelse.

Vilar inte på lagrarna
Hos Jens Schultz vet man nu att det kan vara både roligt och lönsamt att syna processerna i sömmarna. ”Jag hade aldrig ens kunnat drömma om att vi skulle uppnå så imponerande resultat. Jag tyckte att hälften skulle ha varit alldeles utmärkt. Nu bygger vi vidare på motivationen, engagemanget och känslan av ägarskap som det här har skapat.” Jens Schultz fortsätter arbetet systematiskt utifrån en lista av prioriterade förbättringsområden. Bit för bit optimerar de företagets processer och skördar frukterna.