Så här använder du automatisk kommunikation i ditt journal- och bokningssystem

Om du driver en klinik vet du hur viktigt det är att kommunicera effektivt med dina patienter. Du vill påminna dem om deras avtal, bekräfta bokningen, samla in deras feedback och skicka dem relevant information. Men att göra allt detta manuellt kan vara tidskrävande. Därför behöver du ett webbaserat bokningssystem som kan automatisera din kommunikation med dina patienter. Ett webbaserat bokningssystem är en programvara som låter dina patienter boka dina tjänster online, 24/7, från vilken enhet som helst. Men inte alla webbaserade bokningssystem är skapade lika. Vissa av dem erbjuder fler funktioner och fördelar än andra. En av de viktigaste funktionerna att leta efter är möjligheten att skicka automatisk kommunikation via SMS och e-post.

Vilka utskick är viktiga att ha automatiska? 

1. Bekräftelse

Så snart patienten har bokat en tid bör de få en bekräftelse via SMS eller/och e-post. Det ger patienten och dig som behandlare en trygghet om att avtalet är giltigt och bindande. En bekräftelse kan också innehålla viktig information om vad behandlingen innebär, vad du måste göra före och efter behandlingen och hur du kan avboka eller ändra avtalet. Här är det bäst att ha en kort SMS-bekräftelse och en lång förklarande e-postbekräftelse. I EG Hanos journalsystem kan du skapa en gemensam bekräftelse eller en per behandling.

2. Påminnelse

För att undvika no-shows är det viktigt att skicka en påminnelse till patienten antingen några timmar före eller 24 timmar före avtalet – du kan till och med göra båda delarna! Behöver du samtycke från patienten före behandlingen kan du hämta in detta via påminnelsen. Genom att koppla ett formulär till utskicket får du patienten att fylla i det före avtalet och det lagras säkert i journalen. I EG Hanos journalsystem kan du skapa en gemensam bekräftelse eller en per behandling.

3. Uppföljning efter avtal

Det är alltid trevligt att tacka patienten för besöket, men det kan också vara viktigt att skicka ut en uppföljning efter avtalet om det finns något patienten borde veta. Kanske finns det något de borde göra efter behandlingen eller aktiviteter patienten måste undvika. I EG Hano kan uppföljning efter avtal skickas automatiskt. 

4. Ny behandling

Många patienter bokar en behandling och sedan hör du inte från dem igen. Folk har hektiska vardagar och det är inte alltid lätt att komma ihåg att man borde boka en ny behandling innan det är för sent. Du får möjlighet att boka in ny behandling i EG Hanos betalningsfönster, men vill patienten vänta har du en annan möjlighet. Du kan ställa in automatiskt utskick av en påminnelse om att boka ny behandling efter x antal veckor. Det är lätt att glömma, så gör det enklare för patienten att komma ihåg dig!

5. Omdöme

Har du många nöjda patienter? Varför inte hämta in ett bra omdöme efter en behandling! Genom att ställa in ett automatiskt utskick efter en behandling kan du inkludera t.ex. en Google-omdömeslänk. Detta kommer i sin tur öka din synlighet på nätet och fler potentiella patienter kommer välja dig eftersom du har många bra återkopplingar.

6. Födelsedag

Varför inte ge lite extra uppmärksamhet på patientens födelsedag? Genom att lägga in födelsedatum i ditt EG Hano-system kan det automatiskt skickas ut en födelsedagsmeddelande. Här kan du t.ex. inkludera ett bra erbjudande som i sin tur kan fungera som en win-back-metod.

Kommunikation är nyckeln till en framgångsrik klinik. Men kommunikation kan också vara utmanande och tidskrävande om det görs manuellt. Därför behöver du ett webbaserat journal- och bokningssystem som kan automatisera din kommunikation med dina patienter via SMS och e-post.  

Ett webbaserat journal- och bokningssystem kan hjälpa dig att minska uteblivna besök och avbokningar, öka patientnöjdhet och lojalitet och spara tid och pengar. 

Om du vill lära dig mer om hur du använder automatisk kommunikation kan du kontakta oss idag för en gratis genomgång.