10 principer för en lyckad upphandling av energi- och fastighetssystem

Att upphandla ett energiuppföljningssystem (EMS) eller ett fastighetsförvaltningssystem (FMS) är inte bara en teknisk process. Det är också ett strategiskt vägval. Och som så ofta när det gäller strategiska beslut: rätt struktur i början sparar både tid, pengar och frustration längre fram. 

Så hur navigerar man rätt i upphandlingens snårskog? Här kommer tio principer som gör din resa både smidigare och mer träffsäker – oavsett om du jobbar inom offentlig sektor eller privat fastighetsförvaltning.

1. Låt målen styra, inte bara funktionerna

Börja inte i listor. Börja i visionen. Vad vill ni uppnå med det här systemet? Är det bättre kontroll över energikostnaderna? Förenklad rapportering? Hållbarhetsmål? När målen är tydliga blir det enklare att sätta rätt krav.

2. Titta längre än inköpspriset

Vi vet – budgeten spelar roll. Men den verkliga kostnaden ligger inte i inköpet, utan i allt som kommer efter. Drift, support, uppdateringar, integrationer...

Det är därför viktigt att tidigt identifiera dessa extrakostnader, dvs. Helhetskostnaden, för att avgöra om investeringen håller i längden.

3. Säkerställ regelefterlevnad från start

Jobbar du i offentlig sektor? Då vet du att krav på dataskydd, säkerhet och uppföljning inte är förhandlingsbara. Men även för privata aktörer kan det bli dyrt att kompromissa med GDPR, CSRD och ISO. Ta in det i kravställningen direkt.

4. Välj ett system som kan växa med er

Vad händer om ni köper upp fler fastigheter? Eller om nya regelverk träder i kraft? Ett skalbart system klarar de förändringar som kan ske i framtiden utan att behöva bytas ut. Och det är ofta billigare att tänka stort – redan från början.

5. Avsätt tid – inte bara pengar

Många upphandlingar havererar för att tidspressen blir för stor. Men ett bra beslut kräver eftertanke. Gör plats i kalendern för marknadsdialog, användarintervjuer och granskning av systemet. Det är nedlagd tid ni som ni kommer att tjäna på i det långa loppet – med råge.

6. Bjud in rätt personer från början

Energichefen, fastighetsansvarig, IT, ekonomi. Alla har något att säga – och något att vinna – på rätt systemval. När fler röster hörs från början blir slutresultatet starkare.

7. Titta bortom funktionalitet – granska leverantören

Funkar systemet i teorin? Kul. Men hur ser det ut i praktiken? Hur snabbt svarar supporten? Vad säger andra kunder? Har leverantören erfarenhet av liknande verksamheter? Bra frågor att ställa innan du skriver på.

8. Gör IT-säkerheten till ett krav, inte en fråga

Ett system som hanterar energidata, driftinformation och användarbehörigheter måste hålla hög säkerhetsnivå. Se till att leverantören kan visa upp rätt certifikat – och förstår vikten av kontinuerligt underhåll.

9. Bygg för rätt från början – inte för att rätta i efterhand

Missförstånd i upphandlingar kostar. Ibland i pengar, ibland i förtroende. Genom att vara noggrann med kravställning, testning och genomlysning minskar risken att du behöver gå tillbaka till ruta ett.

10. Tänk på upphandlingen som ett partnerskap

Det här handlar inte bara om ett system – utan om en relation. Leverantören du väljer kommer vara med dig i flera år. Ställ krav – men titta också på hur de jobbar, kommunicerar och utvecklar sina produkter. 

Vill du ha fler tips på vad du bör tänka på i er upphandling? 

Det här inlägget är ett utdrag från guiden Systems in Sync 2025 – en praktisk vägledning för dig som ska upphandla energi- och fastighetssystem. Där hittar du mallar, exempel, checklistor och insikter som hjälper dig att göra rätt från början. 

👉 Ladda ner guiden här – Systems in Sync 2025