Från behov till upphandling: En steg-för-steg-guide till rätt energi- och fastighetssystem
Det börjar ofta med en känsla. Att något inte fungerar som det borde. Att systemen inte pratar med varandra. Att energidata ligger utspridd i olika verktyg. Eller att rapporteringen tar orimligt mycket tid.
Där någonstans väcks insikten: Vi behöver göra något. Vi behöver ett nytt energiuppföljningssystem (EMS). Eller ett fastighetsförvaltningssystem (FMS). Eller kanske båda – integrerat.
Men var börjar man? Och hur undviker man att tappa bort sig i krav, leverantörer och tekniska termer? Här får du en översiktlig karta över vägen från behov till upphandlat system – hämtad från Systems in Sync 2025.
1. Identifiera behoven – och gör det tillsammans
Första steget är enkelt att missa – men avgörande. Ta dig tid att förstå nuläget. Vad fungerar? Vad fungerar inte? Och varför? Involvera fler än bara IT eller drift. Låt ekonomi, hållbarhet, förvaltning och användare bidra med sina perspektiv.
När fler röster hörs från början ökar chansen att hitta en lösning som faktiskt håller i längden.
2. Formulera en tydlig målbild
Vad vill ni att systemet ska hjälpa er att uppnå? Sänkta energikostnader? Förbättrad miljörapportering? Ökad driftseffektivitet? Tydliga mål ger riktning åt upphandlingen – och hjälper både er och leverantörerna att fokusera rätt.
Bonus: en tydlig målbild blir också ett verktyg i förändringsarbetet längre fram.
3. Kartlägg marknaden och skapa dialog
Innan du skriver kravspecifikationen – prata med aktörerna på marknaden. Se vad som finns. Vad är branschstandard? Vad är möjligt? Vad ligger runt hörnet? En tidig dialog med leverantörer kan ge viktiga insikter och spara mycket huvudvärk senare.
Många upphandlingar blir bättre när man vet vad man faktiskt kan fråga efter.
4. Skapa en balanserad kravställning
Kravspecifikationen är hjärtat i upphandlingen. Men det är lätt att gå vilse – antingen i för vaga formuleringar eller i långa listor på detaljer.
Tricket? Fokusera på vad systemet ska möjliggöra, inte bara vad det ska innehålla. Och glöm inte att inkludera krav på säkerhet, support, utbildning och vidareutveckling.
5. Genomför upphandlingen – med koll på helheten
När upphandlingen väl rullar igång gäller det att hålla koll på både detaljer och riktning. Se till att utvärderingskriterierna speglar det som verkligen är viktigt.
Och kom ihåg: priset är inte allt. Användarvänlighet, referenser, framtidssäkring och leverantörens förmåga att samarbeta väger ofta tungt i längden.
6. Planera för implementation redan nu
När systemet är upphandlat – då börjar det verkliga arbetet. Övergången från gammalt till nytt kräver resurser, tydlig kommunikation och ett gediget utbildningsarbete.
De mest lyckade implementationerna har en plan redan innan kontraktet är påskrivet.
7. Följ upp, utveckla, förbättra
Ett bra EMS eller FMS är inte en slutdestination – det är ett verktyg för kontinuerlig förbättring. Följ upp hur väl systemet uppfyller era mål. Be om feedback från användarna. Och fortsätt dialogen med leverantören.
Systemet ska inte bara fungera – det ska hjälpa er att växa.
Din upphandling är också en möjlighet
Att byta eller upphandla nya system kan kännas överväldigande. Men det är också ett tillfälle att tänka nytt. Att stärka samarbetet internt. Att ta rejäla kliv mot energieffektivitet, hållbarhet och smartare förvaltning.
Vill du ha en ännu tydligare karta att följa?