Så lyckas du med kravställningen i upphandlingen av EMS och FMS
Kravställning. Bara ordet kan få det att rycka lite i ögonbrynet på den mest luttrade upphandlare. Det låter tekniskt, byråkratiskt – och lite tungt. Men i själva verket är det en av de viktigaste nycklarna till en lyckad investering. För när det gäller energiuppföljningssystem (EMS) och fastighetsförvaltningssystem (FMS) är skillnaden mellan “bra på pappret” och “bra i verkligheten” ofta just… kravställningen.
Så vad ska man tänka på när man definierar sina krav? Hur vet man vad som är rimligt – och vad som är helt nödvändigt? Här kommer en genomgång som gör arbetet lite enklare.
Börja i verksamheten, inte i tekniken
Det kan vara lockande att börja med checklistor och funktionslistor. Men innan du fastnar i gränssnitt, API:er och datakällor – ta ett steg tillbaka. Vilka problem försöker ni lösa? Vilka behov har användarna? Vilka mål ska systemet stötta?
En bra kravställning börjar i verkligheten. Inte i tekniken.
Tänk funktion före form – men glöm inte användaren
Det är lätt att bli för detaljerad – eller för vag. Det handlar om att hitta balansen. Beskriv vad systemet ska klara, snarare än exakt hur.
Exempel:
❌ “Systemet ska ha en röd knapp för export.”
✅ “Systemet ska möjliggöra export av energidata i användarvänligt format (ex. Excel, CSV).”
Samtidigt: glöm inte människorna. Ett kraftfullt verktyg som ingen förstår hur man använder kommer inte att användas. Se till att krav på användarvänlighet, utbildning och gränssnitt finns med.
Säkerhet och efterlevnad är inte bonus – det är grundkrav
Både EMS och FMS hanterar känslig data: energianvändning, fastighetsinformation, ibland även personuppgifter. Krav på säkerhet, GDPR, datalagring inom EU/EES och certifieringar som ISO/IEC 27001 är inte något “extra” – det är hygienfaktorer.
Fråga leverantören hur de arbetar med säkerhet i praktiken. Och skriv in det i avtalet.
Välj krav som gör det lätt att jämföra – inte tolka
Ett vanligt misstag i upphandlingar är att skriva så svepande krav att alla leverantörer tolkar dem olika. Resultatet? Inkommande förslag som inte går att jämföra. Här gäller det att vara konkret.
Exempel:
❌ “Systemet ska vara användarvänligt.”
✅ “Systemet ska kunna användas utan teknisk förkunskap efter en kort utbildningsinsats på max 2 timmar.”
Ju mer mätbart och jämförbart – desto bättre beslutsunderlag får du senare.
Glöm inte de ”mjukare” kraven
Systemet är en sak. Men leverantören är minst lika viktig. Har de erfarenhet från liknande verksamheter? Erbjuder de löpande support? Hur hanterar de implementation, utbildning, migrering?
Det kan kännas abstrakt att kravställa sådant – men här finns ofta stor skillnad mellan olika aktörer. Det är bättre att ställa frågorna tidigt än att behöva hantera besvikelser senare.
Funktionellt, framtidssäkert och förankrat – så ser en bra kravlista ut
En komplett kravställning för EMS och FMS bör:
- Bygga på konkreta behov i verksamheten
- Inkludera både tekniska, operativa och användarnära krav
- Omfatta säkerhet, efterlevnad och integration
- Vara möjlig att följa upp – både i upphandling och drift
- Innehålla krav på leverantörens ansvar, support och samarbete
Och sist men inte minst: kravställningen ska vara förankrad i organisationen. Involvera användare, tekniker, beslutsfattare – och inte minst de som ska jobba med systemet varje dag.
Vill du slippa börja från ett blankt dokument?
Guiden Systems in Sync 2025 innehåller färdiga mallar för kravställning, användningsfall och RFP-texter – anpassade för både EMS och FMS. Perfekt för dig som vill spara tid, undvika fallgropar och få ett proffsigt resultat direkt.