Vanliga misstag vid upphandling av energi- och fastighetssystem – och hur du undviker dem

Det finns många sätt att misslyckas med en upphandling. Vissa är små – andra riktigt dyra. Och just när det gäller energiuppföljningssystem (EMS) och fastighetsförvaltningssystem (FMS) är kostnaden för en felinvestering inte bara ekonomisk. Den kan också bromsa er digitalisering, energistrategi och hållbarhetsresa. 

Så vad är det då som brukar gå fel? Och hur ser man till att det inte händer hos er? Här är några av de vanligaste misstagen – och konkreta sätt att undvika dem.

1. Man väljer för dagen – och inte för framtiden

Ett system som löser dagens behov men inte kan växa med er är sällan en god affär. Fastighetsportföljer förändras. Regler uppdateras. Tekniken utvecklas. Systemet du väljer måste tåla förändring – annars får du upphandla igen om några år. 

Vad du kan göra istället: Tänk skalbarhet, integrationer och framtida behov redan från start. Välj ett system som är byggt för att leva länge.

2. Priset får styra för mycket

Att välja det billigaste alternativet kan kännas tryggt – på pappret. Men ett lågt inköpspris döljer ibland höga framtida kostnader: dyr support, bristande användarvänlighet, integrationsproblem eller omfattande uppgraderingsbehov. 

Vad du kan göra istället: Fokusera på total cost of ownership (TCO) – det vill säga alla kostnader över tid. Jämför värdet, inte bara siffran.

3. Kravställningen blir vag – och svaret lika så

När kravspecifikationen är otydlig riskerar du att få leverantörsförslag som inte matchar behoven. Ett vanligt symptom är att offerterna ser väldigt olika ut – vilket gör dem svåra att jämföra och utvärdera. 

Vad du kan göra istället: Lägg tid på att definiera vad ni faktiskt behöver. Använd tydliga funktionella krav, mätbara mål och beskrivningar av arbetsflöden.

4. Ingen testar systemen innan beslutet tas

Pappersspecifikationer kan se imponerande ut – men det är i verkligheten systemen måste leverera. Utan demo eller användartest är det svårt att veta hur systemet funkar i praktiken. 

Vad du kan göra istället: Boka in strukturerade demo-sessioner. Förbered testscenarier. Ta med användare från olika avdelningar. Känn på systemet.

5. Leverantörens långsiktiga förmåga underskattas

Ett snyggt gränssnitt säger inte mycket om leverantörens långsiktiga stabilitet. Kan de ge support när det behövs? Har de resurser att utveckla systemet vidare? Har de erfarenhet från liknande kunder? 

Vad du kan göra istället: Be om referenser. Granska ekonomi och erfarenhet. Välj en partner – inte bara en produkt.

6. Ingen tänker på användarna

Systemet kan vara hur tekniskt avancerat som helst – men om ingen vet hur man använder det, spelar det ingen roll. Då faller hela idén. Och i värsta fall används systemet inte alls. 

Vad du kan göra istället: Prioritera användarvänlighet och planera för utbildning. Involvera användare tidigt – och låt deras behov styra gränssnittet.

7. Övergången underskattas

Att införa ett nytt system är inte bara ett tekniskt projekt – det är också ett förändringsarbete. Många underskattar behovet av intern kommunikation, utbildning och stöd under införandet. 

Vad du kan göra istället: Lägg en tydlig plan för implementation och förändringsledning. Sätt av tid, resurser och kommunikation. Ge stödet som krävs för att systemet verkligen ska användas. 

Sammanfattning? Det lönar sig att tänka efter före. 

Ingen upphandling är perfekt. Men med rätt förberedelser, rätt frågor och en gnutta eftertanke går det att undvika de värsta fallgroparna. För när det kommer till EMS och FMS är upphandlingen inte bara en inköpsprocess – det är ett vägval för hela er verksamhets hållbarhet, effektivitet och framtida utveckling. 

Vill du slippa börja från noll? 

Ladda ner vår guide Systems in Sync 2025 – ett praktiskt verktyg för dig som ska upphandla energi- och fastighetssystem. Med mallar, checklistor och strategiska tips får du ett försprång in i nästa upphandling. 

👉 Ladda ner guiden här – Systems in Sync 2025