Verktyg för hantering av dokument

Du kan knyta en rad olika uppgifter till dokumenten

• Du kan knyta en rad olika uppgifter till dokumenten
• Ägare: den som är ansvarig för dokumentet
• Datum för granskning: när dokumentet granskades
• Varaktighet: datum för när dokumentet löper ut
• Kategori: var i internkontrollsystemet dokumentet hör hemma
• Avdelning: vilken avdelning dokumentet i förekommande fall hör till
• Godkännande: datum och vem som godkände dokumentet

Dokumenten kan enkelt skickas som bilagor i ett e-postmeddelande. Du kan också länka till dokumentet från exempelvis artiklar på intranätet eller andra dokument.

Filformat

Dokumentmodulen byggs upp av filer som läggs in antingen en och en, eller flera åt gången. Du kan lägga in filer i format som PDF, Word, Excel, och flera andra kända format.

Det är också möjligt att ladda ner dokument som PDF automatiskt. Detta kan vara lämpligt när det gäller dokument som inte ska kunna redigeras hos användaren.

Versionering

EG Landax fungerar så att du kan arbeta med flera utkast av ett dokument samtidigt. Dokumentet behåller sitt unika ID och den nya versionen blir tillgänglig i samma ögonblick som den ändrar status till aktiv. När en ny version blir aktiv uppdateras dokumentet omedelbart i hela EG Landax-systemet. Den gamla versionen skickas då till historiken.

Varje version kan ha anteckningar, deadlines, ansvarig och annan unik information knutet till sig. Du kan också koppla andra dokument till det, för att visa relationen mellan olika dokument.

Koppling

Ägare, version, ID, avdelning, logotyp, godkänt av m.m. kan kopplas direkt till dokumentets kopplingsfält vid nedladdning från EG Landax (Microsoft Word). Detta bidrar till att arbetet med dokumentuppdatering blir väsentligt enklare.

Multiredigering av metadata

EG Landax ger dig möjlighet att redigera metadatan för flera dokument samtidigt. Det görs enkelt genom att markera de dokument man vill ändra, och därefter fylla i eller radera önskad information i formulärfälten.

Rättigheter och roller

I EG Landax dokumentbibliotek har du möjlighet att styra tillgången till mappar och ge mapparna en egen uppsättning rättigheter. Rättigheter tilldelas mappar på den översta nivån i mappstrukturen och ärvs sedan nedåt till alla undermappar.

Dokumentstatus

Dokumentmodulen ger användarna tillgång till alla aktiva, publicerade dokument, medan ägare/författare och andra med särskild tillgång kan se dokument med status ”pågående” och i historiken.

Anteckningar och varningar

I dokumentmodulen finns stöd för att lägga till anteckningar och varningar som metadata i dokumenten. Anteckningar kan användas för att skilja mellan olika versioner av ett dokument, och för att lägga till viss information.

Datum och klockslag som väljs i anteckningsformuläret kan trigga en varning till en fastställd ansvarig. Denna funktion är mycket användbar vid bearbetning och uppföljning av dokument.

Direkt redigering

EG Landax dokumentbibliotek har fullt WebDAV-stöd. Detta gör att du kan läsa och redigera dokument direkt i din webbläsare.

När du gör ändringar i ett dokument så lagras dessa direkt i EG Landax-systemet och blir omedelbart tillgängligt för andra. Du slipper alltså ladda ner och upp dokument från din lokala PC, och du behöver ingen installerad programvara.

Enbart en person åt gången kan jobba i direkt redigerings-läge, men dokumentet kan öppnas av andra i skrivskyddat läge. När en annan användare sparar en ny version av dokumentet kommer t.ex. Word att upptäcka det, och slå ihop dokumenten med ändringar. Detta är en funktion i Office-paketet.